Kas jums jāzina par administratīvā amata nosaukuma hierarhiju

Administratīvā amata nosaukuma hierarhija

kāds ir labsajūtas plāns

Vai jūs saprotat administratīvā amata nosaukuma hierarhiju?



Pat cilvēkiem, kuri gadiem ilgi ir bijuši administratīvajā jomā, tā sarežģītais amatu, organizatorisko struktūru un dažādo pienākumu tīkls dažreiz var šķist nedaudz mulsinošs. Pieredzējuši administratori var uzdot jautājumus, piemēram:

  • Ko parasti dara administratīvie darbinieki un administratīvie uzraugi? (Virsnieki parasti vada procesus, kamēr uzraugi vada procesus, bet arī citi darbinieki.)
  • Kāda ir atšķirība starp Biroja administrators un biroja pārvaldnieks ?
  • Vai izpilddirektors ir izpildvara līmeņa administrators vai kāds, kurš administrē vadītājus? (Parasti viņi administrē vadītājus.)

(- Iegūstiet vairāk ar * paveikto Palīgs - # 1 bezmaksas nedēļas biļetens, ko asistenti izveidojuši asistentiem.)

Jautājumi turpinās un turpinās. Visbeidzot, noslēpumainā administratīvo amatu shēma var likt profesionāļiem apšaubīt, kur viņu pašu nosaukumi ietilpst kopējā ainavā. Līdzīga dilemma varētu maldināt darba meklētājus, kuri domā, uz kuriem administratīvajiem amatu nosaukumiem orientēties karjeras meklējumos.



Jucis par administratīvā amata nosaukuma hierarhiju

Precizēsim administratīvā amata nosaukuma hierarhiju! Šeit ir viss, kas jums jāzina, lai saprastu dažādus administratora nosaukumu līmeņus un arī interpretētu to nozīmi.

Piezīme pirms mēs sākam: Amatu nosaukumi, pienākumi un cerības, kuras mēs sedzam zemāk, var parādīties vairākos līmeņos. Piemēram, biroja vadītājs var būt sākuma līmeņa amats vienā uzņēmumā un augsta līmeņa amats citā uzņēmumā, kuram ir daudz prasīgākas biroja vajadzības. Lūdzu, ņemiet vērā, ka šajā sarakstā ir iekļauti daudzi, bet noteikti ne visi administratīvo amatu nosaukumi, ar kuriem jūs saskarsieties.



Sākuma līmeņa administratīvo amatu nosaukumi

Sākuma līmeņa administratīvo amatu nosaukumi

  • Biroja koordinators
  • Biroja administrators
  • Biroja palīgs
  • Ofisa menedžeris
  • Biroja darbinieks
  • Reģistratūras palīgs
  • Datu ievades ierēdnis
  • Datu ievades speciālists
  • Nodaļas koordinators
  • Administratīvais koordinators
  • Administratīvais asistents
  • Administratīvo pakalpojumu asistents
  • Administratīvā palīdzība
  • Administratīvais līdzstrādnieks
  • Administrators
  • Jaunākais administratīvais palīgs
  • Pasākumu administrators
  • Reģistratūra
  • Lietvedis
  • Personīgais asistents

Sākuma līmeņa administratora darba pienākumi

Sākuma līmeņa administratori parasti dara mazliet visu. Viņiem var būt viena lēna diena, kad viņi organizē failus un sagatavo dokumentus, un nākamajā dienā viņi nāk uz darbu, lai atrastu iesūtni, kurā būtu daudz dažādu darbinieku pieprasījumu visā birojā.

Darbinieki vēršas pie administratoriem, lai viņi saņemtu jebkāda veida atbalstu, kas viņiem nepieciešams. Šajās pozīcijās esošie cilvēki pabeidz visus nepieciešamos priekšmetus ap biroju, palīdzot darbiniekiem darīt visu iespējamo labāko un uzturot biroju pēc iespējas vienmērīgāk.

Jebkurš sākuma līmeņa administrators, iespējams, atradīs sevi:

  • Biroja sakaru pārvaldība - organizatorisko tālruņa zvanu, e-pastu un tradicionālā pasta sūtīšana
  • Biroja pakalpojumu uzturēšana, ieskaitot IT resursus un iespējas (tas ietver tehnisko jautājumu un pakalpojumu pieprasījumu aizpildīšanu.)
  • Sadarbība starp departamentiem, lai palīdzētu plānot pasākumus un iniciatīvas
  • Ceļojuma plānu saskaņošana, maršrutu sastādīšana un rezervāciju pabeigšana
  • Kalendāru plānošana un pārvaldība
  • Kontaktpersonu sarakstu uzturēšana
  • Noturēt biroju reģistrācijas sistēma kārtībā
  • Pārstāvēt biroja intereses attiecībās ar ārējiem partneriem, tostarp pārdevējiem, konsultantiem un klientiem
  • Rēķinu veidošana
  • Biroja piederumu izsekošana un pasūtīšana
  • Nodrošinot biroja uzkodas un citas privilēģijas
  • Sniedzot nepieciešamo atbalstu direktoriem, vadītājiem un vadītājiem
  • Organizētas koplietošanas biroja telpas
  • Apstrāde ar ienākošajām un izejošajām pakām un pastu

Lai pienācīgi rīkotos ar šo dažādo pienākumu sarakstu, sākotnējā līmeņa administratoriem parasti ir paredzēts:

  • Atpazīt un reaģēt uz iespējamām problēmām
  • Uzņemieties iniciatīvu problēmu patstāvīgai un radošai risināšanai (lai pēc iespējas efektīvāk sākuma līmeņa administratoriem būtu jāspēj pieņemt lēmumus un risināt jautājumus, neprasot neviena cita ieguldījumu.)
  • Efektīvi un ar cieņu sazinieties ar iekšējām un ārējām ieinteresētajām personām dažādos formātos
  • Stratēģiski pārvaldīt laiku
  • Daudzuzdevumu veikšana un ātru uzdevumu pārsūtīšana, lai veiktu dažādus nenopietnus pienākumus, neļaujot kaut kam izkrist
  • Organizējiet un apstrādājiet informāciju, vienlaikus sekojot arī fiziskajiem priekšmetiem un projektiem, lai palielinātu produktivitāti
  • Saglabājiet nosvērtību, kad viss notiek nepareizi
  • Esiet ātrs un vienmēr gatavs
  • Atcerieties galveno informāciju, kad vairāki cilvēki visu dienu iesniedz mutiskus, ar roku rakstītus un pa e-pastu nosūtītus pieprasījumus
  • Strādājiet ātri, bet precīzi

Vidēja līmeņa administratīvā amata nosaukumi

Vidēja līmeņa administratīvo amatu nosaukumi

  • Administratīvais asistents
  • Ofisa menedžeris
  • Izpilddirektora palīdze
  • Operāciju vadītājs
  • Administratīvo pakalpojumu vadītājs
  • Administratīvā atbalsta vadītājs
  • Administratīvā atbalsta speciālists
  • Pasākumu administrators
  • Personīgais asistents
  • Pakalpojuma administrators
  • Ceļojumu koordinators
  • Administratīvais speciālists
  • Administratīvais palīgs
  • Izpildsekretārs
  • Biznesa vadītājs
  • Uzņēmuma administrators
  • Ēku pārvaldnieks
  • Administratīvais tehniķis
  • Personāla palīgs
  • Plānotājs
  • Vienības palīgs

Vidēja līmeņa administratora darba pienākumi

Tāpat kā sākuma līmeņa administratori, arī vidējā līmeņa administratori dara mazliet visu. (Ko mēs varam teikt; šķiet, ka tā ir administratīvās jomas pazīme.) Tomēr atšķirībā no sākuma līmeņa administratori, vidējā līmeņa administratori parasti veic nedaudz mazāk, bet daudz specializētākus uzdevumus, piemēram, apstrādā algu. Vidēja līmeņa administratori arī parasti tiks aicināti piedalīties lielos, uz misiju balstītos uzņēmumu projektos, tostarp uzņēmuma kultūras iniciatīvās, darbinieku atalgojuma programmās un stratēģiskajā zīmolā.

Turklāt, tiklīdz administratori ir pārcēlušies no sākuma līmeņa uz vidējo līmeni, viņi būs uzkrājuši pietiekami daudz pieredzes, lai izstrādātu un ieviestu savas politikas uzņēmuma darbības uzlabošanai.

Jebkurš vidēja līmeņa administrators, iespējams, atradīs sevi:

  • Biroja politikas ieviešana un esošo procesu uzlabojumu stratēģizēšana
  • Iniciatīvu izstrāde saistībā ar uzņēmuma kultūru un darbinieku labsajūtu
  • Kritisko drošības procedūru ieviešana, ieskaitot evakuācijas plānu izveidi, treniņu rīkošanu un ēkas drošības izveidi
  • Darbs ar algu sarakstu
  • Biroja dizaina un izkārtojuma uzlabojumu plānošana
  • Jaunu darbinieku uzņemšana un nokāpšana
  • Operāciju uzdevumu pārvaldīšana, ieskaitot darbinieku atalgojuma privilēģiju apstrādi, autostāvvietu un ēkas uzturēšanu
  • Tieša palīdzība vadītājiem
  • Pasākumu un sanāksmju plānošana
  • Ceļojumu koordinēšana
  • Kalendāru plānošana un pārvaldība
  • Ziņojumu veidošana un dažreiz to prezentēšana
  • Pārējo biroja atbalsta darbinieku pārraudzība
  • Grāmatu un lietvedības kārtošana
  • Rēķinu sagatavošanas procesu īpašnieks
  • Uzņēmuma informācijas organizācijas un arhitektūras noteikšana
  • Regulāra saskarsme ar klientiem, pārdevējiem, ēku vadību un darbiniekiem
  • Lielu biroju projektu vadīšana, piemēram, renovācija, uzstādīšana un biroju dizaina iniciatīvas
  • Biroja budžeta un finanšu administrēšana, sākot no izdevumu apstrādes līdz procesu ieviešanai
  • Sarunu apspriešana un līgumu izsekošana
  • Sūdzību uzklausīšana (un atrisina ar to saistītos jautājumus)
  • Darbinieku konfliktu risināšana

Daudzuzdevumu administratīvais palīgs

Lai pienācīgi rīkotos ar šo dažādo pienākumu sarakstu, vidējā līmeņa administratoriem parasti ir paredzēts:

  • Neatkarīgi izstrādājiet dzīvotspējīgus problēmu risinājumus, kad tie rodas
  • Izmantojiet visus tirdzniecības instrumenti uzlabot un pastiprināt procesus
  • Domājiet stratēģiski un sniedziet vadītājiem pamatotas vadlīnijas lielos attēlos
  • Graciozi rīkojieties ar spiedienu, lai saglabātu pastāvīgi uzticamu resursu pārvaldībai
  • Prioritāte darbam veidos, kas atbilst uzņēmuma misijai
  • Izmantojiet rīcības brīvību vienmēr, lai būtu uzticams konfidenciālas informācijas turētājs
  • Efektīvi nosūtiet ziņojumus dažādām auditorijām dažādos formātos
  • Sarunas un tīkls, lai izveidotu izdevīgus un piepildītus savienojumus
  • Izmantojiet emocionālo inteliģenci, lai strādātu harmoniski un efektīvi ar citiem
  • Pielietojiet analīzes prasmes, lai informētu par galvenajiem biznesa lēmumiem
  • Izprot un interpretē sarežģītu informāciju, kas saistīta gan ar abstraktiem (attiecībām), gan ar tehniskiem (krājumu pārvaldības) biroja pienākumiem
  • Pielāgojieties mainīgajām prasībām un pienākumiem
  • Vadīt citus un deleģēt uzdevumus
  • Virziet projektus un darbplūsmas no sākuma līdz pabeigšanai
  • Nozvejas detaļas gan lielas, gan mazas
  • Klausieties, iedrošiniet un laiku pa laikam nodrošiniet darba terapiju

(- Iegūstiet vairāk ar * paveikto Palīgs - # 1 bezmaksas nedēļas biļetens, ko asistenti izveidojuši asistentiem.)

Augsta līmeņa administratīvo amatu nosaukumi

Augsta līmeņa administratīvais palīgs

  • Ofisa menedžeris
  • Izpilddirektora palīdze
  • Vecākais izpilddirektora palīgs
  • Vecākais personīgais asistents
  • Galvenais administratīvais darbinieks
  • Administrācijas direktors
  • Administratīvo pakalpojumu direktors
  • Operatīvais vadītājs
  • Operāciju direktors
  • Vecākais reģistratūras darbinieks
  • Kopienas sadarbības koordinators
  • Galvenais laimes virsnieks
  • Galvenais cilvēku virsnieks

Augsta līmeņa administratora darba pienākumi

Tāpat kā citi administratori, arī augsta līmeņa administratori to visu laiku pa laikam dara. Tomēr augsta līmeņa pozīcijās uzmanība, ko mēs sākām redzēt ap vidējo līmeni, kļūst vēl dziļāka. Augsta līmeņa administratori parasti vairāk laika pavada, strādājot pie konkrētiem vadītājiem vai strādājot pie biznesa procesiem. Norūdītie administratori lielāko daļu laika pavadīs, lai nodrošinātu veiksmīgu fokusu un daudz mazāk laika, lai risinātu atsevišķas problēmas, nelielas ārkārtas situācijas un citus maza mēroga administratīvus uzdevumus.

Jebkurš augsta līmeņa administrators, iespējams, atradīs sevi:

  • Kalpo kā galvenais līdzstrādnieks birojā
  • Izstrādājot un īstenojot uzņēmuma mēroga iniciatīvas, politikas un procesus, tas ir vienīgais sadarbības partneris dažādās biroja komandās
  • Veicināt un pat vadīt jaunas biznesa iniciatīvas un stratēģiskus projektus
  • Konsultācijas, lai uzlabotu visu departamentu darbību un darbplūsmu
  • Veicot dažādas stratēģiskas cilvēkresursu funkcijas, kas saistītas ar darbinieku pieņemšanu darbā, noturēšanu un politikas izstrādi
  • Pārējo departamentu vadītāju un vadītāju vadīšana
  • Nosakot, kā vislabāk izmantot uzņēmuma resursus
  • Uzņēmuma ieinteresēto personu informēšana par galvenajiem atjauninājumiem un jaunumiem
  • Visas administratīvās atbalsta komandas un bieži arī citu komandu vadīšana un vadīšana
  • Mērķu izvirzīšana visam uzņēmumam un atsevišķām komandām
  • Pārraudzīt visas lietas, kas saistītas ar ikdienas darbībām
  • Uzņēmējdarbības attīstības iespēju izmantošana
  • Galveno ārējo stratēģisko biznesa attiecību uzturēšana
  • Kalpošana vadošajiem vadītājiem un uzņemšanās neskaitāmos pienākumos šajā kapacitātē

Lai pienācīgi rīkotos ar šo dažādo pienākumu sarakstu, vidējā līmeņa administratoriem parasti ir paredzēts:

  • Ir ilggadēja pieredze un pārbaudīti panākumi administratīvā vai vadības statusā
  • Parādiet stratēģiskās un kritiskās domāšanas prasmes, kas konkurē ar vadītājiem, kuriem viņi strādā
  • Piemīt pārdabiska acs sīkumam; šie cilvēki atceras ikviena vārdu, katru termiņu un visus galvenos jautājumus par politiku un procesiem
  • Sazinieties ar ikvienu un visiem, lai iegūtu rezultātus
  • Manipulējiet ar viņu laiku, līdz šķiet, ka viņiem ir vairāk stundu dienā
  • Parādiet ieguldītāja līmeņa uzticību uzņēmuma misijai
  • Ir prasme uzlabot procesus un pārvaldīt darbplūsmas tādā veidā, kas veicina efektivitāti, kā arī labo gribu
  • Esiet labi iecienīts un cienīts visu līmeņu darbiniekiem un visās nodaļās
  • Uzņemieties atbildību par visiem rezultātiem, pat tiem, kas tieši neskar ikdienas darbu

(- Iegūstiet vairāk ar * paveikto Palīgs - # 1 bezmaksas nedēļas biļetens, ko asistenti izveidojuši asistentiem.)

Ja atrodaties administratīvajā jomā (it īpaši, ja pārlūkojat darbus), esam pārliecināti, ka esat saskāries ar savu administratīvo amatu īpatsvaru. Mēs labprāt vēlētos uzzināt jūsu informāciju par administratīvā amata nosaukuma hierarhiju. Paziņojiet mums, kurus nosaukumus esam palaiduši garām, un dalieties zemāk ar savu ieskatu!

Īpašs paldies O * NET OnLine , kuru sponsorēja ASV Darba departaments, lai saglabātu pārsteidzošu nodarbinātības informācijas datu bāzi.