Vienīgā Office procedūru rokasgrāmatas veidne, kas jums būs nepieciešama

Biroja procedūru rokasgrāmata

Ja jums ir biroja procedūras, kas jums jādokumentē, jūs, iespējams, varētu izmantot biroja procedūru rokasgrāmatas veidni. Veidnes atvieglo jūsu dzīvi, sniedzot jums stabilu sākumpunktu un palīdzot nodrošināt, ka neatstājat svarīgu informāciju.



Kāpēc jums vispār vajadzētu dokumentēt biroja procedūras? Citiem vārdiem sakot, kāpēc jums ir jāizveido biroja procedūru rokasgrāmata?

Padoms profesionāļiem: ja esat attālināts darbinieks vai esat komandas loceklis ar attāliem darbiniekiem, kas meklē efektīvu veidu, kā uzturēt savienojumu, iesakām pārbaudīt Nextiva . Perfekti izstrādāts mūsdienu sadalītajam darbaspēkam, Nextiva tehnoloģija Voice over Internet Protocol (VoIP) ļauj jūsu darbiniekiem veikt skaidru zvanu no jebkuras vietas, izmantojot datoru vai tālruni.

Izcils jautājums. Veselais saprāts liecina, ka procedūru rokasgrāmatas kopumā ir laba ideja, taču biroja procedūru rokasgrāmatas izveidošanai ir arī vairākas īpašas priekšrocības:



treniņš, ko darīt darbā
  • Ja dodaties atvaļinājumā, ikviens var izmantot rokasgrāmatu, lai paveiktu jūsu svarīgos uzdevumus. Rokasgrāmata palīdz jūsu stand-ins darīt to, kas jādara, un tas arī dod jums mieru, jo jūs zināt, ka jūsu darbs ir aptverts un arī pareizi aptverts; jūs taču uzrakstījāt rokasgrāmatu!
  • Ja jums ir nepieciešams uzņemt jaunu darbinieku, varat jaunajam darbiniekam nodrošināt rokasgrāmatas kopijas. Jaunajam darbiniekam sekojot līdzi, jūs varēsiet viegli izskaidrot visus procesus un procedūras, jo viss būs skaidri aprakstīts rokasgrāmatā.
  • Ja jums ir jāpaskaidro savi pienākumi un procesi vadībai, jums būs labi dokumentēts pārskats par visiem galvenajiem procesiem un uzdevumiem tieši pie rokas.
  • Ja jūs kādreiz pametīsit pašreizējo darbu, jums nebūs jācīnās, lai reģistrētu visus savus procesus pirms aiziešanas. Noderēs arī jūsu nomaiņa un viss uzņēmums, ja jums būs atsauces rokasgrāmata, kas netika sastādīta steigā.

SN_SwagBox_banner

Tālāk norādītās veidnes un padomi palīdz biroja vadītājiem un vadītāju palīgiem dokumentēt un dalīties savos pārbaudītajos un patiesajos darba procesos.

(PS - Pievienojieties vienai no mūsu privātajām FB grupām tikai un vienīgi Izpildu palīgi vai Biroju vadītāji . Tā ir kopienalai izveidotu savienojumu, sadarbotos un dalītos padomos par to, kā pārvarēt plašo izaicinājumu spektru, ar kuru jūs saskaraties savā lomā.)



Biroja procedūru rokasgrāmata

Šeit ir viss nepieciešamais, lai izveidotu efektīvu biroja procedūru rokasgrāmatas veidni.

Biroja procedūru rokasgrāmata

kā būt labam izpilddirektora palīgam
  1. S notīriet rokasgrāmatu ar kontūru. Saskaņā ar Patrīciju Robu , autors Smejoties visu ceļu uz darbu: izdzīvošanas emuārs šodienas administratīvajam palīgam , “Jums vajadzētu sakārtot savus pienākumus loģiskā formātā satura rādītājā, lai iezīmētu, kā vēlaties ievietot katru priekšmetu. Kad satura rādītājs ir aizpildīts, varat atgriezties un aizpildīt informāciju. ”
  2. Izmantojiet savu amata aprakstu un visu neseno pārskatu dokumentāciju, lai izvilktu savus galvenos pienākumus. Jūsu rokasgrāmatā pakāpeniski jāietver, kā veikt katru no šiem galvenajiem pienākumiem.
  3. Atdaliet visas dokumentēšanai nepieciešamās politikas no visām dokumentējamajām procedūrām. Pēc Atbilstības tilts , 'Politika nosaka noteikumu kopumu, piemēram, uzvedību darba vietā, turpretī procedūra nosaka darbības, kas jāveic, lai iekāptu jaunajā darbiniekā.' Kad vēlaties, lai kāds zina, kāpēc jūs kaut ko darāt, izveidojiet un ierakstiet politiku. Kad vēlaties, lai kāds zina, kā kaut ko darīt, izveidojiet un ierakstiet procedūru.
  4. Uzrakstiet rokasgrāmatu skaidrā un kodolīgā valodā. Kriptiska procedūru rokasgrāmata ir praktiski bezjēdzīga. Jums ir jauns biroja sakāmvārds: Procedūru rokasgrāmata, kuru neviens nevar saprast, nedos nevienam neko labu.
  5. Iekļaujiet virsrakstus un aizzīmes. Papildus procedūru rakstīšanai skaidrā valodā izsauciet svarīgas tēmas un aizņēmumus, izmantojot treknrakstā esošos virsrakstus, aizzīmes, tabulas un citus vizuālie elementi kas sadala teksta blokus. Tas palīdz ikvienam izlaist rokasgrāmatu un pāriet uz attiecīgajām sadaļām.
  6. Iekļaujiet personas, kurai pieder process, kontaktinformāciju , iespējams, pats. Tas palīdz ikvienam, kurš lieto rokasgrāmatu, uzzināt, ar ko sazināties, ja viņiem ir jautājumi.
  7. Apstipriniet rokasgrāmatu. Ļaujiet kādam, kam nav ne jausmas, ko jūs darāt, izlasīt rokasgrāmatu. Pēc tam, kad jūsu biedrs ir izlasījis rokasgrāmatu, palūdziet viņam izspēlēt jums pa spēlei, ko viņš darītu konkrētajā dienā. Ja viņš paklūp, tad, iespējams, kļūda ir manuālā rakstībā vai struktūrā.
  8. Padariet rokasgrāmatu par meklējamu PDF failu. Tas ļauj cilvēkiem meklēt daudz sarežģītāk, nekā viņi var sasniegt, izmantojot tikai acu ābolus, lai noslauktu jūsu lodes un virsrakstus neatkarīgi no tā, cik labi viņi ir organizēti.
  9. Iekļaujiet rokasgrāmatas izveides datumu, kā arī pēdējo atjaunināšanas datumu. Tas lietotājiem palīdzēs pārbaudīt, vai viņi saņem pašreizējo informāciju.
  10. Nodrošiniet elastību un iespējas katrai procedūrai. Pēc viens politikas rakstīšanas ceļvedis , “Ja tas ir iespējams, procedūrām vajadzētu piedāvāt lietotājiem iespējas. Nepamatoti ierobežojošas procedūras var ierobežot to lietderību. ” Dažos gadījumos cilvēki, kas lieto rokasgrāmatu, vienkārši 'aizpildīs' un, iespējams, nebūs veltīgi veltīti noteikumu ievērošanai T. Ja viņi saskaras ar kaut ko tādu, ko patiešām nejūtos darījuši, tad viņi vienkārši var nedarīt to.
  11. Izvairīties ieskaitot informāciju tas drīz var novecot. Piemēram, ja procedūra ietver sadarbību ar kādu uzņēmumu, tad personas vārda vietā jūs vienkārši varat izmantot amata nosaukumu. Kad cilvēki pametīs uzņēmumu, rokasgrāmata paliks noderīga.
  12. Ja nepieciešams, iekļaujiet kontekstu. Definējiet visus terminus, kas varētu šķist žargoni, kas raksturīgi jūsu nostājai, vai precizējiet visas procedūras, kuru izpratnei varētu būt vajadzīgs kāds konteksts. Piemēram, jūs varat atsaukties uz uzņēmuma gada pārskatu kā “Gada pārskats”. Noteikti atsaucieties uz to kā “uzņēmuma gada pārskatu”, ja to pieminējat kādā no procedūrām. Ja kāds pārskata procedūru, viņš var nenovērtēt “gada” nozīmi un izmantot īsceļus, ja precīzi nezina, kas tas ir.
  13. Izveidojiet atjaunināšanas plānu un kalendāru. Biroja procedūru rokasgrāmata nav statisks dokuments, un tā tik bieži būs jāatjauno. Jums tas būs jārūpējas, lai tas būtu darba kārtībā.
  14. Iekļaujiet nodaļu organizatoriskās diagrammas un pozīcijas jūsu uzņēmumā, lai pārliecinātos, ka manuālie lasītāji var savienot punktus.
  15. Organizējiet procedūras un uzdevumus atbilstoši biežumam. Paskaidrojiet, vai procedūra ir vienreizēja vai atkārtota ikdienas, nedēļas, mēneša vai gada uzdevums.
  16. Iekļaujiet, cik daudz laika katra procedūra varētu aizņemt. Tas pārvaldīs lietotāju cerības un palīdzēs viņiem efektīvi sadalīt laiku.
  17. Patrīcija Robija iesaka arī iekļaut kontrolsarakstus lai palīdzētu lietotājiem manuāli pārliecināties, ka viņi veic visas kritiskās procedūras.

Biroja procedūru rokasgrāmatas veidnes

Darbs pie biroja procedūru rokasgrāmatas veidnes

Izmantojiet šo veidni tik reižu, cik nepieciešams, lai segtu visus būtiskos pienākumus.

Iekļaujiet zemāk esošo informāciju, lai procedūras rokasgrāmatā aprakstītu viena uzdevuma procedūras.

  • Uzdevums:
  • Nepieciešamais laiks:
  • Iesaistītie departamenti:
  • Iesaistītās pozīcijas:
  • Kāpēc mēs to darām:
  • Kad mēs to darām:
    • Katru dienu:
    • Iknedēļas:
    • Katru mēnesi:
    • Katru gadu:
  • Kā mēs to darām:
    • 1. darbība:
    • 2. darbība:
    • 3. solis:
    • 4. solis:
    • 5. darbība:
  • Galvenais piegādājamais / pabeigšanas atzīme:

Biroja procedūru rokasgrāmatas piemēri

Biroja procedūru rokasgrāmatas veidne

Jūsu biroja procedūru rokasgrāmata, visticamāk, tiks veidota no virknes uzdevumu, no kuriem daži saistīti, bet citi pilnīgi atsevišķi. Acīmredzot grupējiet ar uzdevumiem saistītus uzdevumus kopā. Iekļaujiet līnijas vai plūsmas diagrammas, lai norādītu savienojumu starp uzdevumiem.

labākie veselības un fitnesa uzņēmumi

1. piemērs:

  • Uzdevums: Veikt inventarizācija biroja uzkodu stacija
  • Nepieciešamais laiks: Apmēram 15 minūtes
  • Iesaistītie departamenti: N / A; ikviens bauda uzkodas, bet biroja vadītājs ir vienīgā persona, kas atbild par uzkodu pasūtīšanu un inventarizāciju
  • Iesaistītās pozīcijas: N / A; tas ir solo koncerts
  • Kāpēc mēs to darām: Lai pārliecinātos, ka mūsu uzkodu daudzums atspoguļo faktiskās vēlmes un patēriņu birojā.
  • Kad mēs to darām:
    • Katru dienu: Divas reizes, pirmā lieta no rīta un pēdējā lieta vakarā.
  • Kā mēs to darām:
    • 1. darbība: Saskaitiet uzkodas.
    • 2. darbība: Reģistrē kopējos daudzumus.
    • 3. solis: Reģistrē katras konkrētās uzkodas daudzumus.
    • 4. solis: Dienas beigu apmeklējuma laikā uzkodas attiecīgi papildiniet.
    • 5. darbība: Veiciet pasūtījumus pēc nepieciešamības.
  • Galvenais piegādājamais / pabeigšanas atzīme: Uzkodu stacija ar papildinātu krājumu.

SN_SwagBox_banner

Ceļojumu rezervēšana

2. piemērs:

jautras lietas birojam
  • Uzdevums: Izveidojiet maršrutu izpildvadības komitejas sanāksmei
  • Nepieciešamais laiks: 30 minūtes
  • Iesaistītie departamenti: N / A; komitejā ir iesaistīti visu departamentu vadītāji, taču maršruta izveidē piedalās tikai Administratīvā komanda.
  • Iesaistītās pozīcijas: Izpilddirektora palīgiem katram galvenajam nodaļas vadītājam būs jāpievieno maršruta punkti, kā arī jāpārskata un jāpierakstās galīgajā maršrutā.
  • Kāpēc mēs to darām: Maršruts ir galvenais, lai gūtu panākumus katrā izpildvadības komitejas sanāksmē. Līderi nopietni uztver maršrutu un izmanto to, lai plānotu sarunu punktus, prezentācijas un daudz ko citu.
  • Kad mēs to darām:
    • Katru dienu: Kaut arī sanāksme notiek tikai reizi nedēļā, maršruta plānošanas process ilgst vairākas dienas un sākas ilgi pirms dienas pirms sanāksmes. Katru dienu veiciet dažus priekšmetus, lai maršrutu izveides process būtu pēc iespējas ātrāks un vienkāršāks.
  • Kā mēs to darām:
    • 1. darbība: Nosūtiet pa e-pastu citu departamenta vadītāju palīgiem, lai uzzinātu viņu maršruta punktus.
    • 2. darbība: Izveidojiet pirmo maršruta melnrakstu, izmantojot citu EA ievadi.
    • 3. solis: Nosūtiet maršruta projektu citām EA pārskatīšanai un apstiprināšanai.
    • 4. solis: Integrēt atsauksmes un noslīpēt gala maršrutu.
    • 5. darbība: Nosūtiet maršrutu visiem sapulces apmeklētājiem.
  • Galvenais piegādājamais / pabeigšanas atzīme: Maršruts tiek izplatīts visiem sapulces apmeklētājiem vismaz vienu dienu pirms sanāksmes (otrdien).

Biznesa ceļojumi

3. piemērs:

  • Uzdevums: Izveidojiet izpilddirektora biznesa ceļojuma maršrutu.
  • Nepieciešamais laiks: 1-2 stundas
  • Iesaistītie departamenti: N / A
  • Iesaistītās pozīcijas: N / A
  • Kāpēc mēs to darām: Maršruti ir galvenie, lai panāktu izpildvaras biznesa ceļojumu plānu izpildi.
  • Kad mēs to darām:
    • Kā nepieciešams: Jūs zināt, ka ir jāizveido ceļojuma maršruts, kad izpilddirektoram būs gaidāms ceļojums.
  • Kā mēs to darām:
    • 1. darbība: Nepieciešamības gadījumā pieprasiet ceļojuma informāciju un apstiprinājumus.
    • 2. darbība: Aizpildiet standarta ceļojuma maršruta veidni konkrētajam ceļojuma veidam.
    • 3. solis: Nosūtiet maršrutu izpilddirektoram.
  • Galvenais piegādājamais / pabeigšanas atzīme: Executive ir ceļojuma maršruts vismaz nedēļu pirms izlidošanas datuma.

Vai esat kādreiz izveidojis biroja procedūru rokasgrāmatu? Kādi padomi, triki un paraugprakse ļāva jums iet uz ceļa? Dalieties pieredzē zemāk esošajos komentāros.

(PS - Pievienojieties vienai no mūsu privātajām FB grupām tikai un vienīgi Izpildu palīgi vai Biroju vadītāji . Tā ir kopienalai izveidotu savienojumu, sadarbotos un dalītos padomos par to, kā pārvarēt plašo izaicinājumu spektru, ar kuru jūs saskaraties savā lomā.)

Office resursi:

36 biroja dekoru idejas, lai iedvesmotu jūsu komandas labāko darbu

25 Episkā biroja ballīšu idejas, kas ikvienam ļautos nedēļas garumā

19 Kickass Office organizācijas idejas maksimālai produktivitātei

25 Creative Office ziņojumu dēļa idejas, kuras patiesībā lasīt

101 jautras biroja spēles un darbības, kas padara darbu lielisku

15 radoša biroja izkārtojuma idejas, kas cilvēkus ļoti sajūsmina

7 jautras biroja dzimšanas dienas idejas, kas ir tikpat vienkāršas kā pīrāgs

Darbavietas notikumu kalendārs: biroja pasākumi katrai gada daļai

Mēs atdevām biroja mājdzīvniekiem brīvu Reinu darba vietā - lūk, kā tas mūsu biroju padarīja labāku

Vai plānojat pārvietot biroju? Lūk, kas jums jāzina

Kā ienest autentisku starta vibrāciju jebkurā birojā

Galīgā rokasgrāmata par to, kā organizēt Office failu sistēmu

18 svētku svētku idejas, kas sagādā lielu prieku maziem uzņēmumiem

Kā padarīt savu nākamo uzņēmuma izbraukumu neaizmirstamu

Vienīgais korporatīvo pasākumu plānošanas kontrolsaraksts, kas jums jebkad būs vajadzīgs

Mūsdienu ceļvedis (atbildīgi) dzeršanai darbā

7 radoši veidi, kā padarīt neaizmirstamus jaunu darbinieku paziņojumus

21 jautra biroja palaidnība, kas (cerams) jūs neapgrūtinās

17 uzņēmuma Swag idejas darbinieki patiešām vēlas

Jūsu A-Z apkrāptu lapa, lai izvēlētos labāko konferences zvanu pakalpojumu

Pilnīgs veiksmīga uzņēmuma informatīvā izdevuma ceļvedis [ar veidnēm]

Kā mest uzņēmuma atkāpšanos, par kuru visi izmisīs