Kā kļūt par biroja vadītāju ar nulles pieredzi

Kā kļūt par biroja vadītāju

Ja jums ir maz administratīvā darba pieredzes, jūs varētu domāt, kā kļūt par Office pārvaldnieku. Jūs varat uzdot sev tādus jautājumus kā:



  • Kā iegūt nepieciešamo pieredzi?
  • Kā jūs varat izmantot pieredzi, kāda jums ir Office Manager lomai?
  • Ko jūs varat sagaidīt, kad pat sākat darbu?

Neuztraucieties - mums ir atbildes uz šiem jautājumiem un vēl vairāk! Motivēti profesionāļi var atrast veidus, kā izmantot savu esošo pieredzi, prasmes un zināšanas, lai sāktu veiksmīgu karjeru kā biroja vadītāji. Šeit ir viss, kas jums jāzina par iekļūšanu Office pārvaldnieka lomā.

(Ja esat biroja pārvaldnieks, pievienojies mūsu privātajai FB grupai šeit . Tā ir vietalai izveidotu savienojumu, sadarbotos un dalītos padomos par to, kā pārvarēt plašo izaicinājumu spektru, ar kuru jūs saskaraties savā lomā.)

Bezmaksas bonuss: Iegūstiet 2018. gada biroja pārvaldnieka pārskata PDF versiju . Mēs apsekojām 572 biroja vadītājus, lai atklātu 10 līdzņemšanas iespējas, kuras varat izmantot, lai sasniegtu savus mērķus un pārvarētu izaicinājumus. Turklāt uzziniet, ko saņem citi biroja vadītāji (un kā jūs varat nopelnīt vairāk)!



Biroja vadītāja skaidrotājs

Lomu kopsavilkums

dāvanu idejas darbiniekiem Ziemassvētkos

Biroja vadītāji palīdz netraucēti darboties darbavietā, pārvaldot darbplūsmas, attiecības un stratēģiskās iniciatīvas. OM izstrādā un ievieš politiku un pārliecinās, ka to birojiem ir nepieciešamais atbalsts, lai kļūtu par plaukstošu darba vidi.

Daudzi biroja vadītāji atrod sevi ir vienādas daļas biroja zemes sargs, terapeits, ballīšu plānotājs, algu speciālists un vēl daudz kas cits.



Biroja vadītāji bieži vien ir īsta draudzīgā seja birojā. Viņi rūpējas par cilvēkiem, risina problēmas un sniedz tik nepieciešamo plecu, lai “raudātu” grūtās situācijās, kad citi klausītāji šķiet maz un tālu.

Tātad, lai noskaidrotu, kāpēc neviena parole pēkšņi nedarbojas, lai izlīdzinātu konfliktu starp diviem galvenajiem atbalsta darbiniekiem, biroja pārvaldnieka arvien svarīgākie uzdevumi ir tālu, lai nodrošinātu, ka darbs tiek paveikts un paveikts labi biroja tuvumā .

Iegūstiet biroja vadītāja pieredzi

Īpašie pienākumi

Tātad, kad runa ir par to, kā precīzi noteikt biroja vadītājus katru dienu, pienākumu saraksts ir garš un mainās atkarībā no uzņēmuma, darba daudzveidības, OM pieredzes un vēl daudz vairāk. Šeit ir tikai daži no pienākumiem, ko lielākā daļa biroja vadītāju vienā vai otrā brīdī uzņemsies:

  • Apstrāde ar inventāru un pasūtīšana. (Tas ietver biroja piederumu, uzkodu, tīrīšanas piederumu un citu ikdienas lietu uzglabāšanu.)
  • Biroja budžeta pārraudzība
  • Biroja administratīvās komandas vadīšana
  • Procedūru izstrāde un ieviešana. (Tas ietver drošības procedūras, piemēram, evakuācijas plānus, ēkas drošības protokolus un daudz ko citu.)
  • Būt biroja grāmatvedim
  • Ziņojumu un prezentāciju veidošana
  • Ballīšu un pasākumu plānošana
  • Rūpējoties par algas aprēķināšanu, rēķinu izrakstīšanu un, pats svarīgākais, par to, lai visi saņemtu algu
  • Izlemj par uzņēmuma informācijas un arhitektūras shēmu
  • Saziņa ar galvenajiem biroja kontaktiem, tostarp klientiem, pārdevējiem, ēku apkalpošanas personālu un daudz ko citu
  • Projektējot biroja plānojumus, pārvērtības un atjaunojumus
  • Darbinieki uz klāja un no klāja
  • Biroja tālruņa un e-pasta konta komplektēšana
  • Sarunu apspriešana un ikdienas pārvaldība
  • Biroja konferenču zāles plānošana

Galvenās prasmes

Kvalificēts biroja vadītājs

Lielākajai daļai biroja vadītāju ir dažas, ja ne visas šīs galvenās prasmes:

  • Neapturama enerģija
  • Analītiskā spēja
  • Emocionālā inteliģence
  • Spēja saprast un rīkoties situācijās, kas saistītas gan ar sarežģītām informācijas, gan starppersonu attiecībām
  • Spēja labi klausīties
  • Saziņa runā un rakstā
  • Pielāgojamība
  • Pašpietiekamība
  • Līderība
  • Elastīgums
  • Organizatoriskā meistarība
  • Laika organizēšana
  • Izpilde, lai ņemtu projektus no uzsākšanas līdz pabeigšanai
  • Gan lielām, gan mazām detaļām līdz prāta detaļām

Alga

Saskaņā ar Glassdoor datiem vidējais bāzes atalgojums gadā biroja vadītājiem ir 53 528 USD gadā.

Stundas

Biroju vadītājiem ir jādara viss un viss, kas nepieciešams, lai biroji darbotos nevainojami. Šis augstais pasūtījums laiku pa laikam nāk kopā ar garām naktīm, agriem rītiem un ļoti dažkārt arī nedēļas nogalēs. Tomēr lielākā daļa biroja vadītāju strādā vienādas stundas kā tipisks darbinieks viņu uzņēmumos. Daudzi vidējie rādītāji joprojām ir no 9 līdz 5, taču OM darba laiks atšķirsies tikpat daudz kā pārējie viņu uzņēmumu darbinieki.


Kā kļūt par biroja vadītāju, kad esat jauns lietpratējs vai maināt lomas

Veikt mācību kursi

Apmācība

Kursi palīdz jums izveidot dažādas atbilstošas ​​Office Manager prasmes zema spiediena iestatījumos. (Tie arī palīdz jums attīstīt prasmes, kuru apgūšana jums varētu aizņemt dažus gadus.)

  • Ja jūsu karjera ir pavisam jauna ...

Atrodiet kursu, kas aptver visas galvenās biroja vadītāja prasmes. Tas palīdzēs jums apgūt lielāko daļu “virvju”, pirms jūs pat sākat darbu. The ASV Karjeras institūta tiešsaistes biroja administratoru skola . Visaptverošajā kursā ir daudz jomu, uz kurām būtu jākoncentrējas biroja vadītājiem. Ietvertās kompetences ietver rakstīšanu, matemātiku, komunikāciju, datorprasmes, iemaņas starppersonu attiecībās, failu pārvaldību un daudz ko citu.

  • Ja vēlaties mainīt lomas ...

Atrodiet kursu, kas aptver prasmi vai prasmes, kuras vēlaties padziļināt. Apskatiet galvenos pienākumus un prasmes iepriekš un izdomājiet, kurus priekšmetus vēlaties strādāt. Tiešsaistes apmācības kursu visuresamība ļauj viegli atrast piedāvājumu gandrīz visām prasmēm. Piemēram, Amerikas algu asociācija piedāvā kursus par labākās prakses ieviešanu . Kurss izmanto gadījumu izpēti, lai abstraktiem jēdzieniem pievienotu kontekstu. Tieksme pēc biroja vadītājiem, kuri vēlas labāk plānot sapulces, var izpētīt Profesionālo konferenču asociācijas vadības asociācijas Certified Meeting Professional (CMP) eksāmena sagatavošana iespējas uzzināt, kā plānot iespaidīgas tikšanās, kas atstāj iespaidu pat uz visgrūtāk iepriecinātajām komandām.

Iegūstiet Biroja vadītāja sertifikāts

Office Manager sertifikāti palīdz potenciālajiem darba devējiem parādīt, ka jums ir nepieciešamās prasmes, lai kļūtu par Office Manager.

Piemēram, IAAP (Starptautiskā administratīvo profesionāļu asociācija) piedāvā

Sertificēts administratīvais profesionālis (CAP) . Šī sertifikācija dos stimulu gan pavisam jaunai karjerai, gan karjeras maiņai. Ikviens, kurš nokārtos šo padziļināto eksāmenu, tiks atzīts par šīs jomas meistaru. Ja jums trūkst pieredzes, šī sertifikācija palīdzēs jums attīstīt prasmes un arī pierādīt pasaulei, ka jums tās ir.

Apmeklējiet tīkla pasākumus un konferences

Konferences un sadarbības tīkli pulcē daudz cilvēku, kuri dara tieši to, ko jūs darāt (vai ko jūs cerat izdarīt kādu dienu). Rezultātā šie notikumi piedāvā lieliskas iespējas lūgt veterāniem viņu padomus, lai gūtu panākumus. (Un jūs nevarat atjaunot šāda veida mācību vidi, pat ja lielos birojos!)

ledus laušanas spēles komandas veidošanai
  • Ja jūsu karjera ir pavisam jauna ...

Izvietojiet sevi visaptverošajās konferencēs, lai satiktos ar daudz pieredzējušu biroja vadītāju un uzzinātu par visām būtiskajām prasmēm jūsu jomā. Notikums, piemēram, Pryor’s Managing Multiple Prioritātes, projekti un termiņi , ir lieliska izvēle jaunajiem biroja vadītājiem.

  • Ja vēlaties mainīt lomas ...

Izmēģiniet pasākumus, koncentrējoties uz līderības prasmju attīstīšanu, kas var paaugstināt jūsu karjeru nākamajā līmenī. Piemēram, Dale Carnegie® Training’s Pārliecināts, pārliecinošs, atbildīgs: Attīstīt līderības attieksmi palīdzēs pieredzējušiem profesionāļiem, kuri cer uzņemties OM lomu, veidot prasmes, kas nepieciešamas grūto lēmumu pieņemšanai.


Ir ceļš uz plaukstošu biroja vadītāja karjeru neatkarīgi no tā, vai karjeru sākat no nulles, vai pārejat no izpilddirektora asistenta vai biroja koordinatora lomas. Šeit ir daži padomi, kā sākt darbu neatkarīgi no tā, kur atrodaties savā karjerā.

Sāciet pielāgot savas klausīšanās prasmes

Klausīšanās prasmes

Daļa no Office Manager neoficiālajām prasmēm ik pa laikam ietver darba vietas terapijas nodrošināšanu. Darbiniekiem, kuri sākuši veidot muskuļus, iemācoties uzklausīt visus, kurus redz, būs vieglāk rīkoties ar šo pienākumu, kad pienāks laiks to vieglāk uztvert.

Padoms: Vai vēlaties uzzināt vienkāršāko veidu, kā panākt cilvēku atvēršanos? Smaidiet un izveidojiet acu kontaktu ar visiem. Pirmais solis, lai kļūtu par galveno klausītāju, kļūst par pieejamu personu, kurai visi paveras.

  • Ja jūsu karjera ir pavisam jauna ...

Sāciet runāt ar visiem par jebko. Uzdodiet atklātus jautājumus, lai cilvēki dalītos. Kas pēdējā laikā ir aizņemts? Ar ko jūs esat visvairāk priecīgs strādāt šonedēļ un šogad? Esiet ziņkārīgs, uzdodiet jautājumus un pievērsiet uzmanību visam, ko cilvēki saka. Jo vairāk jūs to darīsit, jo vieglāk būs uzzināt, tieši kādus jautājumus uzdot, un precīzi noskaidrot, kas cilvēkiem ir jādzird noteiktās situācijās.

  • Ja vēlaties mainīt lomas ...

Ja dažas reizes esat bijis birojā, koncentrējieties uz to, lai jau izveidotās klausīšanās prasmes būtu pēc iespējas asākas. Jūsu mērķis ir panākt, lai cilvēki jūs redzētu kā “ neoficiāls biroja terapeits ”Un uzticama uzticības persona, pirms jūs pat stājaties OM lomā.

Lai uzlabotu savas emocionāli inteliģentās biroja terapeita prasmes, izmetiet klausīšanās pamatdefinīciju. Jūs varat uzmanīgi klausīties kādu un joprojām koncentrēties tikai uz to, ko vēlaties pateikt tālāk. Tā vietā koncentrējieties gan uz klausīšanos, gan uz atbilstošu reakciju. Kad kāds runā, padomājiet, kā viņi varētu justies. Ko viņi varētu vēlēties dzirdēt, lai justos labāk? Apstipriniet savus pieņēmumus, uzdodot jautājumus, pirms sniedzat pārdomātu atbildi.

mazas dāvanu idejas darbiniekiem

Pārejiet uz problēmu risināšanu, pat ja viņiem nav nekāda sakara ar jūsu parastajiem pienākumiem

Problēmu risināšana

Runājot par biroja problēmām, lielākā daļa darbinieku kļūst akli, un tas ir pareizi; viņiem ir pārāk daudz citu darāmo lietu un pārāk daudz termiņu, lai ienirt problēmās, kas rodas katru dienu birojā. Tomēr, kad esat biroja pārvaldnieks, visas problēmas - sākot no nekārtības konferenču zālē līdz kļūdām algas pārskatā - ietilpst jūsu kompetencē. OM cerīgajiem vajadzētu pierast visas biroja problēmas uztvert kā savas. Tas viņiem palīdzēs pierast uzņemties visu, kas viņiem rodas, un palīdzēs arī veidot problēmu risināšanas iemaņas, kas nepieciešamas problēmu risināšanai.

Padoms: Daži eksperti izmanto IDEĀLS modelis (un saīsinājums), lai tuvotos jebkurai problēmai. Šeit ir norādītas darbības:

  • Es zobot problēmu
  • D definēt kontekstu
  • IS xplore un novērtēt risinājumus
  • TO ct
  • L Atgriezieties, lai redzētu, kas strādāja
  • Ja jūsu karjera ir pavisam jauna ...

Meklējiet problēmas visās darba jomās un aspektos. Kad jūs tikai sākat darbu, jūs vēlaties uzzināt, kā rīkoties pēc iespējas vairāk dažādu problēmu lokā.

  • Ja vēlaties mainīt lomas ...

Kādas iespējamās problēmas ļauj justies vismazāk pārliecinātai? Meklējiet šīs problēmas, lai noapaļotu savas problēmu risināšanas prasmes. Jums kā Office pārvaldniekam jābūt gatavam uz visu, tāpēc kompetenču dažādošanai jābūt prioritātei, ja maināt lomas un esat pieradis risināt tikai šauru problēmu loku.

Ja esat biroja pārvaldnieks, mēs vēlamies uzzināt, kā jūs sākāt! Palīdziet topošajiem biroja vadītājiem un dalieties ar savu stāstu zemāk esošajos komentāros.

(PS - ja esat biroja pārvaldnieks, pievienojies mūsu privātajai FB grupai šeit . Tā ir vietalai izveidotu savienojumu, sadarbotos un dalītos padomos par to, kā pārvarēt plašo izaicinājumu spektru, ar kuru jūs saskaraties savā lomā.)

Bezmaksas bonuss: Iegūstiet 2018. gada biroja pārvaldnieka pārskata PDF versiju . Mēs apsekojām 572 biroja vadītājus, lai atklātu 10 līdzņemšanas iespējas, kuras varat izmantot, lai sasniegtu savus mērķus un pārvarētu izaicinājumus. Turklāt uzziniet, ko saņem citi biroja vadītāji (un kā jūs varat nopelnīt vairāk)!