Pilnīgs 8 soļu ceļvedis efektīvas virtuālas sapulces vadīšanai 2021. gadā [ar kontrolsarakstu]

Virtuālo sapulču kontrolsaraksts

Virtuālās sapulces izklausās futūristiskas ...



Vai “virtuālais” nozīmē, ka mēs visi pulcējamies caur hologrammu tāpat kā zinātniskās fantastikas filmas?

Vai mēs ieliekam austiņas, lai iekļūtu virtuālajos birojos, kuros ir nedaudz labākas mēbeles un skati nekā mūsu īsti biroji ?

Sākot arvien vairāk cilvēku strādā mājās , daudzi no mums jautā:



Kas ir virtuāla sapulce?

Virtuāla sapulce ir notikumu kas apvieno cilvēkus, izmantojot internetu vai digitālo tīklu, parasti, lai sasniegtu kopīgu mērķi. Labi organizēta virtuāla sapulce ļauj cilvēkiem reāllaikā sadarboties un dalīties ar informāciju bez nepieciešamības atrasties vienā un tajā pašā fiziskajā vietā.

Monika Linares no mūsu Izpilddirektora palīga Facebook grupas stāvoklis paskaidro tālāk:

“Virtuālās tikšanās mūs savieno, kad mēs nevaram būt kopā pandēmiju, lielu attālumu, nelabvēlīgu laika apstākļu un citu bloķētāju dēļ. Ja tas ir labi plānots, šīs sanāksmes var palīdzēt mums pārvarēt telpiskos šķēršļus, lai uzturētu darba attiecības, darbības nepārtrauktību un produktīvu sadarbību. ”



Pareizi! Plānošana ir noslēpums, lai iegūtu maksimālu vērtību no virtuālajām sapulcēm.

Vai vēlaties dzirdēt vēl vienu noslēpumu?

Plānošanai nav jābūt grūtai, jo mēs esam izklāstījuši visas darbības jums.

Lai padarītu jūsu virtuālās sapulces pēc iespējas efektīvākas, skatiet tālāk norādītās detalizētās darbības un lejupielādējiet mūsu izmantojamo kontrolsarakstu.

Skatiet mūsu 8 soļu virtuālās sapulces kontrolsarakstu

Satura rādītājs

Jūsu virtuālās sapulces kontrolsaraksts

Ko jūs vēlaties paveikt savas virtuālās tikšanās laikā g ?

Rīcība, iepriekšēja pārbaude

Jūsu mērķis var būt „mīksts” (iegūt kvalitatīvu laiku ar kolēģiem) vai arī „grūti” (panākt vienprātību par modificēto ikgadējo pārdošanas stratēģiju), bet jebkurā gadījumā virtuāls sapulces spēles plāns palīdzēs jums izdarīt to, kas jums jādara.

Virtuālās sapulces ir saistītas ar īpašām barjerām - tehnoloģiskām problēmām, zemu iesaistīšanos un nedalītām sapulču plūsmām -, kas varētu nonākt starp jums un jūsu mērķi.

Runāt ar Inc., eksperts treneris Lī E. Millers perfekti apkopoja problēmu:

“Lielākā cilvēku pieļautā kļūda ir pieņemšana, ka ietekmēšana, tiekoties aci pret aci, ir tas pats, kas ietekmēt, kad jūs mijiedarbojaties virtuāli. Tas nav. Noteikumi ir atšķirīgi, jo cilvēki reaģē atšķirīgi, kad viņi mijiedarbojas virtuāli. ”

Šis kontrolsaraksts palīdzēs jums pārvarēt virtuālās tikšanās problēmas.

1. solis: iezīmējiet detaļas

Dariet to: 1-2 nedēļas pirms virtuālās tikšanās

Nagu detaļas

Kāpēc :

  • Sīkāka informācija palīdzēs jums noteikt veidus, kā pārvarēt virtuālās tikšanās problēmas, tostarp:
    1. Tehnoloģiskās grūtības
    2. Pārtraukumi un uzmanības novēršana
    3. Sarunu plūsmas trūkums (ja nav fizisku norādījumu, cilvēki mēdz vairāk sarunāties un vairāk pārtraukt viens otru)

:

  • Iedomājieties, kā tieši sanāksme noritēs no sākuma līdz beigām, ņemot vērā turpmāk izklāstītos faktorus.
  • Dokumentējiet savu plūsmu uzziņai turpmākajos plānošanas posmos.

Tehnoloģija un aprīkojums :

  • Uzziniet, kā darbojas šie virtuālās sapulces rīki.
  • Dalieties ar rīkiem ar rīka pamatnorādījumiem.
  • Apsveriet, ko ļauj darīt jūsu rīka iespējas:
    1. Izslēgt / ieslēgt dalībniekus
    2. Izslēdziet dalībnieku video
    3. Ja nepieciešams, noraidiet dalībniekus
    4. Iestatiet fonu
    5. Ja virtuālās sapulces laikā ir jāizmanto citas programmatūras platformas, apsveriet iespēju izmantot tādu sadarbības platformu kā Grauzdēti .
    6. Izvēlieties neitrālu / profesionālu iestatījumu, kur jūs varat vadīt sapulci ar minimālu pārtraukumu
    7. Pārbaudiet sapulces rīku datorā

Pro-Tip: Ir daudz visaptverošu virtuālo sapulču platformu, kas ir ideāli piemērotas, lai izveidotu sapulci ar attāliem dalībniekiem vairākās vietās. Ja meklējat uzticamu iespēju, Nextiva piedāvā ātru iestatīšanu un lielisku kopējo lietotāja pieredzi.

Nextiva-Remote-Work-programmatūra

Iesaistīšanās:

  • Izveidojiet dalībnieku kontrolsarakstu, lai atzīmētu, kā cilvēki runā. Pieaiciniet cilvēkus, kuriem vēl nav pagrieziena.
  • Sanāksmes sākumā plānojat nomainīt, lai visi varētu pateikt “sveiki”.
  • Izstrādājiet īsu maršrutu un objektīvu kopsavilkumu, ko nosūtīt kopā ar uzaicinājumu uz sapulci. Visiem dalībniekiem jāzina:
    1. Sanāksmes mērķis
    2. Kādas tēmas jūs apskatīsit
    3. Cik ilgi sanāksme notiks

Ieteikumi: Sapulces darba kārtības pievienošana tieši kalendāra ielūgumam ir labs veids, kā apmeklētājiem ātri uzzināt, kas būs sapulce, kā arī darbojas kā ērts atskaites punkts, ja viņiem nepieciešams atgādinājums.

  • Iestatiet dalībnieku cerības.
    1. Vai jūs uzaicināsiet dalībniekus doties prom pēc noteiktām sapulces daļām? (Tas varētu turpināt iesaisti)
    2. Vai jūs aicināsiet dalībniekus runāt pēc kārtas?
    3. Lai atvieglotu pagriezienus, jūs varētu izmantot dalībnieka izslēgšanas vai roku pacelšanas funkcijas.

Problēmu novēršana :

  • Apņemieties gaidīt tikai apmēram 3 minūtes pirms sapulces sākuma.
    • Ieejot, izslēdziet visu dalībnieku skaņu, lai nenokļūtu no sliedēm, jo ​​novēlotājiem ieplūst.
  • Palūdziet kādam moderēt to dalībnieku e-pastus, kuri nevar izveidot savienojumu.
    • Kā saimnieks jūs nevarēsiet vadīt saistošu sapulci, vienlaikus nodrošinot arī IT atbalstu.
  • Palūdziet kādam (iespējams, jūsu e-pasta moderatoram) palīdzēt izslēgt dalībniekus, kuri 3 vai vairāk minūtes ir darījuši traucējošu fona troksni. (Palūdzot šiem cilvēkiem izslēgt skaņu, sapulce tiks traucēta tikai vēl vairāk)
  • Palūdziet, lai kāds ir jūsu līdzzinātājs. Kad jūs koncentrējaties uz galveno jautājumu atspoguļošanu, šī persona var uzraudzīt iesaistīšanos.
  • Apņemieties 'identificēt un novērst' problēmu risināšanas stratēģiju neparedzētām problēmām.
    1. Ierobežotais sapulces laiks neatstāj vietu laikietilpīgai problēmu novēršanai.
    2. Piemēram, ja kāds nevar izveidot savienojumu, vienkārši pasakiet, ka jums pietrūks, un atgādiniet, ka nosūtīsit sapulces kopsavilkumu.

2. darbība: nosūtiet virtuālās sapulces ielūgumus

Dariet to: 1-2 nedēļas pirms virtuālās tikšanās

Sūtīšana - virtuālas sapulces

Kāpēc :

  • Tātad apmeklētāji var sagatavoties un satraukties. (Tas arī palīdzēs jūsu plānošanas procesam, lai tiktu skaitīts skaits!)

Ko iekļaut :

  • Tikšanās datums un laiks.
  • Tehnoloģiskais formāts.
  • Iekļaujiet saites, lai izveidotu savienojumu, kā arī visus norādījumus, kurus izstrādājāt 1. darbībā.
  • Ja neesat izstrādājis instrukcijas, sniedziet saites uz rīka galvenā vietne vai lietotāja rokasgrāmatā.
  • Dalībnieku cerības. (It īpaši, ja esat nolēmis ieviest skaļruņu pagriezienus)
  • Tikšanās maršruts.
  • Mērķu sasniegšana.

3. darbība: nosūtiet virtuālas sapulces atgādinājumus

Dariet to: 24 stundas pirms virtuālās tikšanās

Nosūtīt virtuālos sapulces atgādinājumus

Kāpēc:

  • Tas palīdz palielināt informētību un atgādina dalībniekiem sagatavoties.

Ko iekļaut:

  • Lūgums visiem izmēģināt sapulces tehnoloģiju.
  • Sīkāka informācija, kas izklāstīta sākotnējā sapulces ielūgumā.

4. darbība: veiciet pirmssapulces pārbaudes

Dariet to: 15 minūtes pirms virtuālās tikšanās

Kāpēc:

  • Tas ir tāpat kā fiziskas sanāksmju telpas ierīkošana pirms apmeklētāju ierašanās. Jūs vēlaties būt gatavs sākt darbu, tiklīdz ieradīsies jūsu agrākais apmeklētājs.

:

  • Pierakstieties sapulcē ar citiem saimniekiem un moderatoriem.
  • Pārbaudiet savu mikrofonu un skaļruņus.
  • Pārbaudiet sapulces iestatījumus, ieskaitot visus dalībnieka iestatījumus (izslēgšana / izslēgšana no kameras), kurus vēlaties iestatīt.
  • Palaidiet uzgaidāmo zāli, ja to atļauj jūsu tehnoloģija. (Ja kāds tomēr pierakstīsies dažas minūtes agrāk, tā nebūs problēma)
  • Pēdējo reizi pārskatiet sapulces gaitu un maršrutu.

5. solis: steidziet virtuālo sapulci

Dariet to: virtuālās sapulces sākumā

Sāciet virtuālo sapulci stilīgi

Kāpēc :

:

  • Veiciet sarunu pēc saraksta, lai ikvienam būtu iespēja pasmaidīt un sasveicināties.
  • Piegādājiet 1. solī atlasīto ledlauzi.

Papildu idejas :

  • Atskaņojiet mūziku
  • Spēlēt dažus niekus
  • Piedalieties aptaujā vai viktorīnā
  • Sarīkojiet virtuālu deju ballīti
  • Kopīgojiet jautru videoklipu, lai visi smieties

6. solis: esiet visu laiku labākais virtuālo sapulču vadītājs

Dariet to: savas virtuālās tikšanās laikā

Labākais virtuālais sapulces vadītājs

Kāpēc :

  • Hostings patiešām padara virtuālās sapulces vai pārtrauc tās. Saimnieks nosaka tempu un signālu, un tas var ietekmēt iesaistīšanās līmeni, turot cilvēkus sarunās, nevis skatoties uz saviem tālruņiem.

:

  • Turieties pie sapulces plāna un maršruta. Kāpēc? Tas ļauj jūsu sanāksmei justies organizētai un mērķtiecīgai.

Izmantojiet šīs stratēģijas / paņēmienus, lai padarītu savus apmeklētājus pēc iespējas ērtākus :

  • Pasmaidi.
  • Ģērbies tā, kā jūs rīkotos personīgai sapulcei.
  • Runājiet lēnāk nekā jūs personīgi.
  • Izslēgt visu citu lietotņu paziņojumu skaņu.
  • Koncentrējieties tikai uz sapulci visā tās laikā.
  • Runājiet skaidri un mikrofonā.
  • Pagariniet pauzes pēc visa, ko sakāt, lai dotu cilvēkiem daudz laika, lai izsvērtos.
  • Izveidojiet “acu kontaktu”, ieskatoties kamerā.
  • Bieži jautājiet, vai kādam ir kādi jautājumi vai papildu domas. (Virtuālās sapulces dažreiz var justies kā televīzijas šovi vai prezentācijas. Jautājumi un uzvedības atgādina cilvēkiem, ka viņi ir aktīvi dalībnieki, nevis pasīvi patērētāji.)
  • Ik pēc 15 minūtēm uzņemiet grupas selfiju (tikai ekrāna attēlu), lai vairotu uzmanību un acu kontaktu.
  • Runājiet ar rokām, lai mudinātu klātesošos paskatīties uz jums un veidot acu kontaktu.
  • Izvairieties skatīties uz sevi. (Ja nepieciešams, paslēpiet skatījumu)
  • Apstipriniet runātāju ieguldījumu ar klusu mājienu. (Mutiski komentāri palēninās sapulci, taču fizisks apstiprinājums ļauj dalībniekiem uzzināt, ka viņi ir dzirdēti.)
  • Aiciniet tos dalībniekus, kuriem nav bijusi iespēja neko pateikt.
  • Ja jūsu tikšanās ir ilga, veiciet pārtraukumus.
  • Izmantojiet papildu ledlauzi vai ledlauža joki iesaistīt apmeklētājus, kuri uzturas pie rakstāmgalda.

Vai vēlaties saņemt vairāk padomu? Mēģiniet uzlauzt dažus no šiem paņēmieniem darbojas kamerā.

7. darbība: nebeidziet tikai virtuālo sapulci, bet arī aizveriet to

Dariet to: pirms pierakstāties no savas virtuālās sapulces

Virtuālās sapulces beigas

Kāpēc :

  • Virtuālie formāti ļauj mums atstāt sanāksmes ar vienu vienkāršu pogas klikšķi. Izvairieties no vēlmes nospiest šo pogu un atlekties. Noslēdziet sapulci ar mērķi un kontroli.

:

  • Pajautājiet, vai kādam nav citu domu, ko piebilst.
  • Apkopojiet galvenos jautājumus.
  • Apkopojiet nākamos soļus un noskaidrojiet atbildīgās puses.
  • Pastāstiet dalībniekiem, ka jūs drīz nosūtīsit papildu e-pastu, lai viņi zinātu, ka to skatās.

8. solis: nekavējoties sekojiet līdzi

Dariet to: pēc tam, kad virtuālā sapulce ir beigusies

Pēcpārbaude - nekavējoties

Kāpēc :

Kas jāiekļauj papildu e-pastā :

  • Sanāksmes protokola kopsavilkums .
  • Nākamo darbību kopsavilkums.
  • Galvenais sapulces sasniegums. (Ar lielu veiksmi tas atbildīs jūsu galvenajam sapulces mērķim)
  • Ieraksts. (ja piemērojams)
  • Saites uz apmierinātības aptauju vai vienkārši pieprasījums nosūtīt jums e-pastu tieši ar atsauksmēm. (Vai šī tikšanās bija noderīga? Kāpēc vai kāpēc ne?)

Papildu papildu darbības :

  • Sazinieties ar visiem, kam bija problēmas ar viņu savienojumu ar notikumu mājas ofiss .
  • Tie, protams, tiks iekļauti jūsu galvenajā papildu e-pastā, taču papildu atvainošanās ir patīkams pieskāriens.

Skatiet mūsu 8 soļu virtuālās sapulces kontrolsarakstu

Cilvēki arī uzdod šos jautājumus par virtuālajām sanāksmēm

J: Kādas ir virtuālo sanāksmju priekšrocības?

J: Cik ilgi virtuālajai sapulcei vajadzētu ilgt?

  • A: Virtuālajām sanāksmēm vajadzētu ilgt ne vairāk kā stundu. Sadaliet sapulci 15 minūšu garās daļās un veiciet pārtraukumus, lai dalībnieki būtu enerģiski. Esiet gatavs izmantot savu spriedumu. Ja jūs domājat, ka iesaistīšanās ir samazinājusies, ilgtermiņā varētu būt produktīvāk savlaicīgi pabeigt sapulci.

J: Kā virtuālo sapulci padarīt interaktīvu?

  • A: Padariet virtuālu sapulci interaktīvu, rūpīgi plānojot katru sapulces aspektu. Tas ietver izpratni par mitināšanas paņēmieniem, kas cilvēkiem padara ērtu, un iesaistīšanās stratēģiju noteikšanu, kas veicina līdzdalību.

J: Kā es varu zināt, vai mana virtuālā sapulce bija efektīva?

  • A: Ziniet, vai jūsu virtuālā sapulce bija efektīva, lūdzot atgriezenisko saiti sapulces papildu e-pastā. Varat arī veikt pasākumus, lai sapulce būtu pēc iespējas efektīvāka plānošanas procesā.

J: Kāds ir pirmais solis efektīvas virtuālas sapulces vadīšanai?

J: Kāpēc virtuālās sanāksmes darbojas 2021. gadā?

  • A: Virtuālās sapulces darbojas 2021. gadā, jo mūsu vajadzība tikties attālināti ir lielāka nekā jebkad agrāk, mūsu sapulču tehnoloģija ir labāka nekā jebkad agrāk, un mūsu zināšanas par to, kas padara virtuālās sanāksmes veiksmīgas, katru dienu pieaug.

J: Kas man nepieciešams, lai sāktu virtuālu sapulci?

  • A: Lai sāktu virtuālu sapulci, jums ir nepieciešama reprezentatīva darba vieta, klēpjdators vai galddators, uzticams interneta savienojums, virtuālās sapulces programmatūra, sapulces dalībnieki un labs ledlauža jautājums, lai sāktu lietas. Atrodiet citas darbības virtuālo sapulču plānošanai.

J: Vai ir veidi, kā uzlabot attālinātu darbinieku iesaistīšanos manā virtuālajā sapulcē?

  • A: Uzlabojiet attālinātu darbinieku iesaistīšanos virtuālajā sapulcē, uzņemot sarunu, izmantojot jautājumus par ledlauža lomu, kopīgojot sapulces maršrutu un mērķus, kā arī rūpīgi moderējot sapulci, lai pārliecinātos, ka visi piedalās.

J: Kāds ir virtuālās sapulces mērķis?

  • A: Virtuālās tikšanās mērķis ir digitāli apvienot cilvēkus, lai apspriestu svarīgus jautājumus, sasniegtu kritiskus mērķus vai veidotu un uzturētu veselīgas biroja attiecības.

J: Kā man sākt virtuālo sapulci?

  • A: Jums jāsāk virtuālā sapulce, uzņemot sarakstu un uzrādot īsu ledlauža jautājumu. Uzziniet, kā plānot, vadīt un pabeigt virtuālo sapulci.

J: Kā man beigt virtuālo sapulci?

  • A: Pabeidziet virtuālo sapulci, apkopojot pēdējās domas un apkopojot galvenos punktus un nākamos soļus. Jums vajadzētu arī plānot nosūtīt papildu e-pastu tūlīt pēc sapulces. Atrodiet vairāk virtuālās sapulces plānošanas padomu no sākuma līdz beigām.

Vai ir kaut kas mums pietrūcis? Lūdzu, informējiet mūs komentāros!