11 efektīvi laika pārvaldības padomi aizņemtiem biroju vadītājiem

laika pārvaldības padomi biroju vadītājiem

Apturiet mani, ja tas izklausās pazīstami ...



Jūs agri nokļūstat birojā ar visu nodomu sagraut dienu un varbūt vienreiz izkāpt laikā. Jūs godprātīgi izveidojat savu uzdevumu sarakstu un ieplīsīsit dažus pirmos priekšmetus.

Bet ap pulksten 9:30 sākas pārtraukumi - jūsu priekšniekam ir nepieciešams, lai jūs veiktu ātru uzdevumu, nepaziņotam apmeklētājam jāpievērš uzmanība, darba kolēģei ir jāpalīdz restartēt datoru.

slepkavības 4. sezonas apskats

Nākamā lieta, ko jūs zināt, ir pulksten 16:45, un brīnumainā kārtā jūsu darāmo darbu sarakstā ir vairāk lietu nekā tad, kad sākāt.



Laika ir īpaši maz biroju vadītājiem - grupai, kurai arvien vairāk tiek prasīts paveikt vairāk ar mazāk.

Tas bija būtisks mūsu atradums 2018. gada ziņojums par biroja vadītāja stāvokli , pirmais šāda veida pētījums, kurā piedalījās simtiem biroja vadītāju, kuri pārstāv gandrīz 70 dažādas nozares. Kad viņiem tika lūgts nosaukt galvenās problēmas, biroja vadītāji visbiežāk atbildēja uz “intensīva darba slodze / nepietiek laika” (37,5%).

Tas bija taisnība, neskatoties uz to, ka biroja vadītāji mēdz strādāt ilgas stundas. Gandrīz puse respondentu ziņoja, ka strādā vidēji vairāk nekā 8 stundas dienā. 14% nodeva 10 stundu dienās.



Šis laika trūkums nav tik pārsteidzošs, ja ņemat vērā, cik daudz pēdējos gados ir palielinājies Office Manager apjoms. Biroju vadītājiem tiek uzdoti ne tikai administratīvie pienākumi, bet arī pasākumu plānošana, kultūras attīstība, iekļaušana un citi pienākumi, kas tradicionāli varētu būt personāla, finanšu vai operāciju pārziņā.

(PS - ja esat biroja pārvaldnieks vai palīgs, pievienojies mūsu privātajai FB grupai šeit . Tā ir vietalai izveidotu savienojumu, sadarbotos un dalītos padomos par to, kā pārvarēt plašo izaicinājumu spektru, ar kuru jūs saskaraties savā lomā.)

Tātad biroja vadītājiem ekspertu laika vadības prasmes ir obligāti jāiegūst ikvienam, kurš vēlas izcelties šajā lomā.

Tāpēc mēs esam izveidojuši šo Office Manager laika uzlaušanas sarakstu - pārbaudītus un patiesus tirdzniecības trikus no pasaules pieredzējušākajiem un veiksmīgākajiem biroja vadītājiem. Mēs tos esam sadalījuši dažās kategorijās, lai jums būtu vieglāk atrast nepieciešamo - un, cerams, ietaupīt nedaudz laika!

Labākais veids, kā izveidot, izsekot un pārraudzīt šajā amatā esošos ieteikumus, ir, piemēram, produktivitātes programmatūra pirmdiena .

Pirmdiena Gif

Organizācija un uzdevumu pārvaldība

Ieguldot nelielu sava laika daļu organizācijā, vēlāk var maksāt lielas dividendes (un ietaupīt nopietnas galvassāpes).

Pat ja jūs uzskatāt sevi par diezgan organizētu, šeit ir daži padomi.

1. Ieplānojiet savu nedēļu iepriekš

'Nespēja plānot plāno izgāzties.'

Kā biroja vadītāji tas ir vairāk nekā motivējošs citāts - tas ir moto, ar kuru dzīvot.

Vismaz jums vajadzētu plānot savu kalendāru iepriekšējā vakarā, lai pārliecinātos, ka no rīta esat pirmais.

Vai vēlaties ietaupīt vēl vairāk laika? Plānojiet visu nedēļu iepriekš.

grafika kalendārs

Bez lielām papildu pūlēm nedēļas plānošana ļauj ātri ieskatīties un pielāgot kalendāru katras darba dienas beigās (nevis sākt katru vakaru no nulles).

Tas arī atvieglo holistisku plānošanu, savienojot ikdienas un nedēļas aktivitātes ar ilgtermiņa mērķiem. Tas ir tāpēc, ka ikdienas plānošana mēdz koncentrēties uz kokiem, savukārt iknedēļas plānošana ļauj jums pacelt galvu uz augšu un redzēt visu mežu.

Piektdienas pēcpusdiena vai svētdienas vakars parasti ir labākais laiks nedēļas plānošanai, kad jūs netraucē ienākošie e-pasta ziņojumi.

2. Piešķiriet prioritāti svarīgākajiem rezultātiem

Izšķirošie rezultāti ir sistēma, kas Dcbeacon Izpilddirektors Šons Kellijs sava uzņēmējdarbības sākumposmā attīstījās kā veids, kā palikt pie uzdevuma, kad viņš un viņa biznesa partneri centās paši paveikt lielas lietas (t.i., nevienam, izņemot sevi, liekot viņiem atbildību).

Prakse viņam kalpoja tik labi, ka viņš to glabāja vietnē Dcbeacon, kur tas palīdzēja veidot uzņēmuma izaugsmes kultūru un radikālu atbildību.

Tas darbojas šādi:

Izšķirošie rezultāti šos lielos ceturkšņa vai gada mērķus sadala nedēļas un dienas uzdevumos, lai jūs pavadītu laiku, strādājot ar lielām sviras aktivitātēm, kas virzīs jūsu mērķus uz priekšu. Pēc dizaina jūsu ikdienas darbs vienmēr ir saistīts ar šiem lielākajiem mērķiem.

mobilais uzvalks gundam nelaimes karš

Būtisko rezultātu 4. darbība

Izšķirošajiem rezultātiem ir arī mazāk acīmredzama priekšrocība. Vai zināt savu detalizēto uzdevumu sarakstu, kas ir 50 rindu garš? Jūs nekad to nedarīsit vienā dienā, tas nozīmē, ka jūs vienmēr beigsit dienu ar sajūtu, it kā jums viss neizdotos.

Pat ja jums katru dienu ir 10 uzdevumi, labā dienā jūs varētu paveikt septiņus no tiem.

Un tiešām - tas ir lielisks sasniegums! Jūs sasmalcinājāt septiņus svarīgus priekšmetus. Bet, tā kā jūsu sarakstā bija desmit vienumi, jūs joprojām jutīsities tā, it kā nepabeigtu iecerēto.

Koncentrējoties tikai uz trim ikdienas uzdevumiem, jūs katru dienu pabeigsit ar gandarījumu, zinot, ka esat pabeidzis trīs augstākās sviras darbības.

Šeit ir padziļināts skaidrojums par to, kā darbojas Būtisko rezultātu sistēma, kā arī izklājlapas veidni, kuru varat lejupielādēt jums un jūsu komandai.

3. Izmantojiet Daily Docket Style Notepad

Šis padoms nāk no OM extraordinaire Windi no Indiānas:

'Pāreja no tradicionālā uzdevumu saraksta uz ikdienas piezīmju bloku man ir ļoti noderīga.'

Daily Docket ļauj ne tikai redzēt visu dienu vienā lapā, bet arī nošķirt tikšanās, uzdevumus, uzdevumus un piezīmes, lai viss būtu sakārtots. Tas ir vienkārši, tomēr efektīvi.

Windi piekrīt:

'Man patīk, ka tas man palīdz noteikt prioritātes uzdevumiem, izsekot jautājumus un atgādinājumus personai un komitejām, kuras es atbalstu.'

Viņa iesaka šo ikdienas tintes spilventiņu no InkWell Press .

4. Uzdevumu pārvaldības programmatūra

Vai vēlaties palikt bez papīra? Uzdevumu pārvaldības programmatūra, piemēram, pirmdiena un Stropu ir divi ļoti populāri digitālie uzdevumi un projektu vadības programmatūra tas var padarīt brīnišķīgu svarīgu uzdevumu progresa izsekošanu.

mobilais uzvalks gundam nelaimes karš

Heather, biroja vadītāja no Losandželosas, izstrādā:

kā nopelnīt naudu, pārdodot narkotikas

“Pirmdiena ir noderīga dienu / nedēļu / mēnešu uc uzdevumu organizēšanai. Strops ir pievilcīgs manu lielo konferenču / pasākumu organizēšanai. Abus rīkus var izmantot arī ar citiem jūsu komandas cilvēkiem kā sadarbības rīku. ”

Novērst uzmanību

Mēs esam iecienījuši teicienu šeit Dcbeacon: ja vēlaties iet ātri, jums jāatlaiž e-bremze, pirms varat uzspiest degvielu.

Citiem vārdiem sakot, jūs nevarat sagaidīt augstu veiktspēju, vispirms nenovēršot lietas, kas jūs kavē.

Runājot par produktivitāti, tas nozīmē novērst traucējošos faktorus. Lūk, kā samazināt traucējošos faktorus, kas katru dienu nogalina jūsu laiku.

5. Ienākošajiem pieprasījumiem izmantojiet biļešu sistēmu

Viens no lielākajiem izaicinājumiem biroja vadītājiem ir tas, ka komandas locekļi no visas organizācijas bieži nāk pie jums, lai atrisinātu viņu problēmas. Ne tikai visus šos ienākošos pieprasījumus var būt grūti izsekot, bet arī šie pastāvīgie pārtraukumi neļauj jums paveikt svarīgo.

Biļešu sistēma palīdz pārliecināties, ka nekas neizlaiž cauri plaisām, vienlaikus ļaujot komandas biedriem reģistrēt savu pieprasījumu, pārtraucot jūsu darbību. darbplūsma .

Biroja vadītāja Norah ir ventilators, ka šim nolūkam izmanto ZenDesk.

'Man ir iestatīts ZenDesk, lai cilvēki varētu man nosūtīt e-pastu uz īpašu biroja e-pasta adresi, un tas izveido biļeti ZenDesk,' viņa paskaidro. 'Tādā veidā es varu pārvaldīt savas biļetes un atzīmēt tās kā pilnīgas, kad tās būs pabeigtas!'

Ja ZenDesk nav opcija jūsu uzņēmumā, šeit ir OM Megan DIY risinājums.

“Man ir [Excel izklājlapa], kuru es turu atjauninātajā tīklā.

Ikreiz, kad kāds man nosūta e-pastu ar lūgumu kaut ko darīt, es to ievietošu šajā sarakstā. Man tas ir uzstādīts kā uzdevumi, kas man ir.

Augšpusē man ir aizturēti uzdevumi. Man ir atkārtoti uzdevumi, kāds ir to statuss, kāds ir uzdevums, kāds ir to statuss, kad ir termiņi, kas ir atbildīgs, kam tas jāiesniedz, un tad man ir uzdevumi, kas ir procesā . Viss ir datēts.

Katru nedēļu es izveidoju jaunu lapu, lai es varētu atgriezties pa vecajām.

Runa ir tikai par rūpību un tās atjaunināšanu. Ko es arī daru, es izdrukāšu e-pasta pieprasījumu ar e-pastu un es glabāšu šo darāmo papīra kaudzi. Tad es salīdzināšu to ar savu sarakstu, lai pārliecinātos, ka tas ir tur un ir paveikts. ”

Megana bija pietiekami dāsna, lai sniegtu Excel veidni, kuru varat izmantot, lai pats izmēģinātu viņas sistēmu. Šo veidni varat lejupielādēt šeit .

6. Iestatiet tālruni uz pelēktoņu

pelēks mērogs-iphone

Šerloks lielisko spēli

Vai esat kādreiz domājuši, kāpēc šie mazie paziņojumu punkti visās jūsu lietotnēs ir sarkani? Tā nav nejaušība.

Lietotņu veidotāji ir nepielūdzami pārbaudījuši savus dizainus un zina, ka sarkanais punkts ar skaitli tajā ir gandrīz neiespējams pretoties pārbaudei. Cenšoties pēc iespējas vairāk piesaistīt savas lietotnes, viņi jūsu viedtālruni ir padarījuši par visefektīvāko uzmanības novēršanas mašīnu pasaulē.

Labā ziņa ir tā, ka ir vienkāršs veids, kā ar to cīnīties - iestatiet tālruni pelēktoņu režīmā.

Smieklīga lieta notiek, kad šis mazais paziņojuma numurs jūsu Instagram lietotnē ir pelēks, nevis spilgti sarkans. Jums pēkšņi rodas daudz mazāks kārdinājums uzzināt, kurš ir komentējis jūsu jaunāko ziņu.

Lūk, kā to izdarīt priekš iPhone .

7. Izmantojiet Pomodoro metodi

Daudzuzdevumu veikšana. Mēs visi esam šausmīgi.

Mūsu smadzenes vienkārši nav izveidotas, lai veiktu vairāk nekā vienu sarežģītu uzdevumu augstā līmenī. ( Tā ir zinātne .)

Pomodoro metode ir a laika vadības tehnika kas palīdz jums uzticēties vienam uzdevumam uz ilgu laiku - 25 minūtes. Pētījumi ir parādījuši, ka lielākā daļa cilvēku var koncentrēties tikai uz vienu uzdevumu ar augstu veiktspējas līmeni vidēji 45-50 minūtes.

Iet uz tomato-timer.com un izmēģiniet to pats.

tomātu taimeris

8. Plānojiet uzmanības novēršanu

Atzīsim, ka ir nereāli domāt, ka nekad nepaņemsit tālruni, lai pārbaudītu sociālo mediju, iecienītāko ziņu vietni vai ienākošo tekstu no mammas.

Nelieciet sevi neveiksmei, izvirzot sev nereālas cerības. Tā vietā ieplānojiet laiku, lai visu dienu vienu vai divas reizes atļautos mazāk nekā produktīvas darbības, desmit vai piecpadsmit minūtes vienlaikus.

Kad mēs sakām grafiku, mēs domājam, ka faktiski kalendārā ir jāiekļauj “skatīties sociālos medijus”. Tagad un atkal atļaujot sev iecienītāko uzmanību, tas padarīs to mazāk vilinošu un palīdzēs noturēt uzdevumu lielākajā dienas daļā.

Komunikācija

Es nesen sēdēju intervijā ar Sets Epšteins , viens no vadošajiem radošajiem līderiem Losandželosā, un viņš teica kaut ko tādu, kas patiešām pārsteidza - gandrīz jebkuru dzīves vai biznesa problēmu var atrisināt ar labāku saziņu.

Problēmas, ar kurām saskaras biroja vadītāji, parasti nav izņēmums. Daudzas problēmas, kuras šķiet sistemātiskas vai pat neatrisināmas, bieži vien var novērst ar labāku saziņu. Šeit ir daži saziņas padomi, lai atvieglotu jūsu dzīvi un ietaupītu jūsu laiku ilgtermiņā.

9. Iekšējai komunikācijai izmantojiet Slack

Iekšējo ziņojumapmaiņas lietotnēm ir dažas atšķirīgas priekšrocības salīdzinājumā ar e-pastu iekšējās komunikācijas jomā, tostarp lietošanas ērtums, lielāka pārredzamība un integrācija ar daudzām trešo pušu lietotnēm. Tie ir lielisks veids, kā novērst informācijas tvertnes, kuras mēdz radīt e-pasts.

Biroja vadītāja Norah iesaka Slack:

'Mēs ļoti izmantojam Slack, un tas ir lieliski piemērots ātrai saziņai un uzdevumu deleģēšanai.'

atslābināta _-_ uzkoda

10. Tiecieties pēc skaidrības

Tas varētu šķist veselais saprāts, taču mēs to atkal un atkal dzirdējām no biroja vadītājiem - pārliecinieties, ka cerības un rezultāti ir skaidri redzami no sākuma. Tas ilgtermiņā ietaupīs tonnas laika.

viss nav kārtībā ar tērauda cilvēku

Tas tiešām ir tik vienkārši, kā uzdot jautājumus ikreiz, kad kaut kas nav pilnīgi skaidrs.

Vēl viens lielisks teiciens: problēmas ar vecumu nepalielinās. Ja projekts sāk justies milzīgs, aiziet no sliedēm vai vienkārši nedarbojas, dariet kaut ko par to agrāk, nevis vēlāk.

Tas vienmēr ietaupīs jūsu laiku ilgtermiņā, lai kaut ko izdomātu priekšniekam agrāk, nevis vēlāk.

11. Vienkārši pasakiet nē

Cik reizes dienā jūs pārtrauc kāds no jūsu organizācijas, kam šobrīd nepieciešama palīdzība? Cik bieži viņi apstājas, domājot, ka jūs varētu strādāt pie kaut kā svarīga?

Es gribētu derēt, ka šīs atbildes ir “daudz” un “nekad”.

Šāda veida pārtraukumi, iespējams, ir visizplatītākais veids, kā biroja vadītāji tiek izmesti no sliedēm un galu galā tērē laiku, mēģinot pārorientēties.

Varētu būt vilinoši būt „jā” vīrietim vai sievietei un instinktīvi visam teikt „jā”, taču absolūta nepieciešamība ir pateikt nē pieprasījumiem, kas neveicina misijas kritisko mērķu sasniegšanu - un tas var būt dzīvības glābējs laika vadīšana.

Bezmaksas bonuss: Iegūstiet 2018. gada biroja pārvaldnieka pārskata PDF versiju . Mēs apsekojām 572 biroju vadītājus, lai atklātu 10 līdzņemšanas iespējas, kuras varat izmantot, lai sasniegtu savus mērķus un pārvarētu izaicinājumus. Turklāt uzziniet, ko saņem citi biroja vadītāji (un kā jūs varat nopelnīt vairāk)!

Kādus padomus un ieteikumus esat izstrādājis, lai atgūtu laiku? Dalieties ar tiem zemāk esošajos komentāros!